上市公司如何管理内部资料?——重视邮件安全!

2020-07-31 143

    上市公司邮件安全是比较受重视的一项,因为每个公司或多或少都有一些内部资料,这些资料如果外传会造成巨大的损失,而这些资料普遍存在于企业邮箱。因为企业邮箱可以便捷的管理员工邮箱,邮件的安全性也有保障。重视邮件安全是每个上市公司必须要做的事,那么我们需要注意什么呢?我们以网易企业邮箱为例,详解如何保障上市公司邮件安全。


    1、开通网易企业邮箱安全锁


    什么是网易企业邮箱安全锁?安全锁是对邮箱内的“个人网盘”、“自定义文件夹”两个范围进行加锁保护,让上市公司邮件信息资料更加安全。


    通过“登录网页端企业邮箱>设置>安全锁”这个路径进入安全锁设置页面。设置安全锁密码并选择保护范围,保存设置后,下次登录查看所选"范围"时需要输入安全锁密码。如忘记密码需联系企业邮箱管理员清空密码。


    如果需关闭安全锁,点击“关闭所有加锁”即可。


    2、开通公证邮


    什么是公证邮?公证邮本质是由网易企业邮箱与国家司法机构授权的第三方存证机构合作提供的,对邮件实时存证、在线取证的一站式服务。网易企业邮箱实时归档重要的往来邮件,加密传输到第三方存证机构,即为邮件存证过程。企业用户在邮箱管理后台针对具体邮件发起公证申请后,第三方存证机构将邮件送达国家公证机构,即为邮件取证过程。之后,用户即可到国家公证机构办理公证的出证操作。


    邮件需要先完成萨班斯归档,才能对其做公正邮的存证保全操作。因此,上市公司需要在开通萨班斯归档服务的基础上,才能使用公正邮服务。


    什么是萨班斯归档服务?萨班斯归档本质是按照《萨班斯法案》要求进行邮件归档的功能。通过网易萨班斯归档功能,可以对某些重要邮箱的往来邮件实时记录和存储,并且保证归档邮件长久保存、不被篡改,归档后的邮件直接满足《萨班斯法案》对邮件存档的审计要求,可以成为法律证据。


    如何开通萨班斯归档服务?目前,萨班斯归档服务是需要上市公司自行购买的。收费方式是按照购买归档功能的邮箱数量来计算。另外,购买萨班斯归档服务,企业还需提供以下材料:1、企业已签署的《萨班斯归档服务购买协议》和《关于指定、变更萨班斯归档服务验证码接收手机号码的申请书》;2、一个复核手机号码(一般为企业最高领导或法务人员),每次进入归档系统,都必须验证发往复核人手机的短信验证码。购买萨班斯归档服务后,企通过网易萨班斯归档功能,可以对某些重要邮箱的往来邮件实时记录和存储,并且保证归档邮件长久保存、不被篡改,归档后的邮件直接满足《萨班斯法案》对邮件存档的审计要求,可以成为法律证据。


    企业购买并开通归档功能后,即可免费开通公正邮功能(不再收取公正邮服务费用)。另外,企业还需提供以下材料:1. 企业已签署的《公正邮服务购买协议》;2.《关于指定、变更公正邮服务验证码接收手机号码的申请书》。


    有了萨班斯归档和公证邮服务,上市公司邮件安全基本就能有保障啦~


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